KASUS GRAND JEAN COMPANY

KASUS GRAND JEAN COMPANY

1.    Profil Perusahaan

Grand Jean Company didirikan pada pertengahan abad ke 19. Dengan produksi Jean Blue Denim, perusahaan ini mampu bertahan ditahun-tahun yang sulit. Pada tahun 1989 perusahaan ini menjadi perusahaan terbesar manufaktur terbesar didunia. Perusahaan ini menyediakan berbagai macam baju dan pakaian jean untuk pria dan wanita dengan lengkap. Perusahaan berhasil menjual 40juta pasang celana panjang pada tahun lalu.

2.    Produksi

Perusahaan memiliki 25 manufaktur celana panjang. Kapasitas dari masing-masing bervariasi namun rata-rata output yang dihasilkan sekitar 20 ribu pasang per minggu. Perusahaan ini meningkatkan kapasitas produksinya dengan cara melakukan kontrak dengan perusahaan manufaktur independen. Sekarang ini kurang lebih 20 perusahaan yang melakukan produksi untuk Grand Jean.

Baik untuk melakukan kompetisi didalam maupun diluar negeri, tingkat kegagalannya dalam industri garmen sangat tinggi. Oleh karena itu enterpreneur baru sering melakukan kontrol untuk setiap langkah langkah yang diambil.

3.    Sistem Pengendalian

Tom Wick, sebagai wakil direktur operasi mengatakan bahwa 25 manufaktur yang dia punyai adalah sebagai pusat biaya. Dia sangat memperhitungkan waktu dan biaya pada masing-masing expense center. Penyeseuaian antara kuantitas yang dibutuhkan pihak pemasaran akan menghemat dan mengubah biaya.

Rencana budgeting yang dia susun bersama stafnya akan menjelaskan kuota rencana tiap-tiap bulan dan kemudian untuk rencana tahunan. Dengan melihat data dari kinerja tahun sebelumnya dia akan melakukan penyusunan rencana untuk awal tahun berikutnya tentunya dengan melakukan perbaikan-perbaikan atas apa yang telah dilakukan pada tahun sebelumya, sehingga apabila rencana tidak tercapai dapat langsung dicari sumber permasalahannya dan kemudian diperbaiki dengan cepat.

Wick menerapkan bonus tahunan kepada karyawannya sebagai perhatiannya terhadap kebahagiaan dan kesejahteraan karyawannya. Sebuah metode tertentu diterapkan oleh Wick untuk penghitungan besarnya bonus tahunan, yaitu dengan menggunakan sistem poin dan bonus base.

Terdapat 5 departement marketing yang berada dibawah wakil direktur operasional yang dijadikan sebagai pusat biaya. Kinerja manager departemen pemasaran diukur berdasarkan target yang dicapai, menemukan perubahan permintaan konsumen, frekuensi perubahan dalam produk, penjualan dan sebagainya. Kompensasi yang dilakukan adalah dengan gaji dan pemberian komisi terhadap penjualan.

4.    Sistem Evaluasi

Mia Packard, memberikan pendapatnya terhadap operasi produksi dan prosedur sistem pengendalian Grand Jeans. Bahwa dari apa yang pernah dia pelajari dengan sistem ini ditemukan plant manager menimbun produk celana panjang yang melebihi kuota. Dia melakukan ini pada bulan tertentu untuk menutupi kekurangannya pada bulan mendatang. Mereka mengatakan bahwa manajer yang lain pun melakukan hal yang sama dan meminta kepadanya agar tidak memberitahukan kepada Wicks. Sebuah perilaku yang aneh dengan menghindari permintaan di akhir tahun.

Menurut Mia Packard, Wick adalah seorang manager yang baik dan membuat semua orang berbuat sesuai dengan apa yang harus dia kerjakan. Namun pada saat supervisor melakukan ini, pelaporan akan dilakukan oleh staf dibawah supervisor yang akibatnya laporan yang dibutuhkan secara cepat dan akurat kadang tidak dapat dipenuhi.

Hal lainnya adalah, beberapa manufaktur dilengkapi dengan peralatan untuk 5 tahun lalu dan dengan yang baru sehingga tidak ditemukan standard antara peralatan lama dengan yang baru.

Solusi :

1.    Deskripsi tujuan perusahaan secara keseluruhan.

Tujuan utama dari perusahaan Grand Jean Company adalah untuk meningkatkan profitabilitas dan mencapai pertumbuhan yang tinggi dalam menyediakan bermacam-macam baju dan pakaian jean untuk pria dan wanita serta celana panjang dengan jenis yang lengkap dan celana yang berkualitas. Perusahaan ini berusaha keras untuk mencapai efektivitas biaya dan mencapai tingkat kualitas yang tinggi.

Divisi pemasaran diperlakukan sebagai revenue centre sehingga tujuan organisasi pemasaran perusahaan adalah untuk memaksimalkan pendapatan dan menjual sebanyak mungkin apa yang diproduksi. Kemudian dievaluasi atas dasar unit set penjualan dengan target penjualan dalam dolar. Selain itu, organisasi pemasaran perusahaan bertanggung jawab untuk membuat perkiraan permintaan yang digunakan untuk menentukan tingkat produksi masing-masing pabrik.

Padahal, pabrik memiliki tujuan untuk hanya memenuhi angka anggaran dan memenuhi kuota yang dialokasikan untuk setiap pabrik. Karena dianggap sebagai expense centre dan tidak ada imbalan uang untuk mengkompensasi peningkatan tanggung jawab, maka tidak menitikberatkan untuk mencapai efisiensi yang lebih tinggi, dengan demikian berusaha untuk melebihi target.

2.      Kekuatan & Kelemahan Perusahaan

Kekuatan:

·         Perusahaan telah mendapat keuntungan dalam kurun waktu yang lama.

·         Perusahaan memiliki 25 unit manufaktur sendiri dan 20 kontraktor independen yang memproduksi secara efisien dan terpercaya bagi perusahaan.

·         Telah mengembangkan kurva belajar untuk mengembangkan standar jam produksi.

·         Dapat memotivasi karyawan bekerja keras.

·         Menggunakan sistem budgeting untuk menentukan quota, sehingga dapat mengevaluasi kinerja lebih mudah.

Kelemahan :

·         Tidak ada insentif untuk pabrik manufaktur melebihi produksi. Sebaliknya, hal itu justeru membuat hal-hal sulit, karena harus memenuhi peningkatan kuota dan dengan demikian terpaksa untuk melakukan "Penimbunan" saham bahkan jika ada permintaan yang cukup .

·         Perhitungan jumlah jam standar dilakukan pada skala yang sama untuk mesin baru dan lama, sehingga menghasilkan hasil yang tidak akurat.

·         Sangat tergantung pada kontraktor di luar independen yang menyediakan sekitar sepertiga dari total celana yang dijual.

·         Sistem reward yang tidak adil. Orang-orang yang bekerja di kantor pusat diberikan peringkat lebih tinggi daripada manajer pabrik.

·         Ada kekurangan staf untuk beberapa departemen karena mereka terus mempertahankan rasio 11:1 untuk setiap supervisor atau anggota pada kantor dan staf administrasi. Dengan demikian, kebutuhan informasi yang penting dan signifikan tidak dapat dipenuhi tepat waktu. Selain itu, produksi tidak dapat ditingkatkan karena kekurangan personil.

·         Kurangnya komunikasi yang baik antara wakil direktur produksi lapangan dengan penerapan produksi sehingga akan banyak kehilangan produksi yang tidak sesuai dengan urutan yang di inginkan

3.    Penggunaan Konsep Pusat Laba

Kami setuju apabila Grand Jean menggunakan konsep pusat laba pada pelaksana 25 manufakturnya. Hal ini akan lebih efektif bila digunakan untuk mengukur seberapa baik kinerja tiap-tiap manajer pelaksana karena perhitungan dilakukan melalui jumlah selisih antara biaya dan pendapatan secara langsung. Hal ini akan menghilangkan dampak penimbunan celana panjang pada tiap akhir produksi oleh para manajer pelaksana karena secara mau tidak mau kinerja mereka hanya dihitung berdasarkan jumlah laba yang diperoleh.

Dengan menerapkan konsep laba, maka dapat diketahui sejauh mana total waktu produksi untuk masing-masing celana jenis yang dibuat untuk dasar pelaksanaan anggaran biaya, mengetahui berapa lama produksi diperlukan pada jenis celana untuk menentukan standar waktu yang biasa yang menyertai rekonstruksi masing-masing setelah produk diubah.

4.    Mengevaluasi dan memilih alternatif

a.    Menggunakan pencatatan harga jual.

Yang dicatat oleh bagian pemasaran Grand Jeans untuk celana dijual ke retailer dan distributor yang berdampak bahwa departemen penjualan tidak akan mendapatkan keuntungan apapun. Oleh karena itu, pilihan ini bukan pilihan yang baik. Setiap departemen perlu untuk menghasilkan pendapatan untuk kekayaan departemen itu.

Selain itu, departemen penjualan sudah mendapatkan produk mereka diproduksi dari 20 pemasok luar lainnya selama hampir 5 tahun. Jika pabrik akan membebankan dengan harga di mana mereka menjual ke pengecer dan distributor, maka bagian penjualan akan beralih ke pemasok eksternal untuk pasokan dengan biaya lebih rendah dan tidak akan melanjutkan sistem ini. Selain itu, jika departemen manufaktur berpikir menjual produk mereka ke pasar luar, mereka harus mengurangi harga mereka dari harga pasar. Jadi, mengingat kedua poin yang disebutkan di atas menggunakan harga jual dicatat oleh bagian penjualan Grand Jean untuk celana dijual kepada pengecer dan distributor, tidak ada gunanya baik untuk manufaktur atau perusahaan secara keseluruhan.

b.    Menggunakan standar biaya manufaktur penuh per unit ditambah persentase tetap markup yang wajar untuk penghasilan kotor.

Ini berarti unit manufaktur menghitung biaya per unit produksi yang telah ditetapkan dan persentase profit sampai pada harga transfer. Metode ini memiliki keuntungan bahwa ada insentif bagi departemen manufaktur untuk melakukannya dengan baik dan untuk meningkatkan efisiensi.

Ada persentase tetap dari biaya, di mana unit manufaktur akan mengenakan biaya lebih dan dibebankan atas biaya yang akan menjadi laba kotor? Jadi , untuk setiap unit yang memproduksi dan menjual, mendapatkan keuntungan. Keuntungan ini akan membuat mereka bekerja lebih keras dan mencapai efisiensi. Selain itu, sebagai profit center bahkan jika mereka menghasilkan lebih dari apa yang perusahaan targetkan, mereka dapat menjualnya ke pasar sebagai produsen kontrak (sementara) dan mendapatkan keuntungan lebih.

Tapi dalam kasus ini tidak ada yang memotivasi karyawan untuk fokus pada menjaga biaya produksi serendah mungkin. Karyawan harus mencoba pada tingkat terbaik mereka untuk menjaga biaya serendah mungkin dan kompetitif. Oleh karena itu, alternatif ini memiliki beberapa keunggulan motivasi, tetapi faktor biaya perlu dipertimbangkan

c.    Menggunakan harga rata-rata kontrak

Yang dibayar Grand Jean pada perusahaan lain untuk membuat tipe celana panjang yang sama. Dengan menggunakan harga rata-rata kontrak, akan mendukung proses benchmarking efisiensi dan efektifitas produksi sekaligus pemasaran dari produk Grand Jean. Menggunakan perusahaan lain sebagai standar akan memberikan perusahaan beberapa info mengenai strategi dari perusahaan lain dan mendukung daya saing perusahaan dengan perusahaan sejenis lainnya.

Dari penjelasan masing-masing alternatif di atas, kami menyimpulkan bahwa, alternatif ketiga yang di pilih.